Le aziende alimentari hanno la necessità di effettuare analisi microbiologiche, chimiche, fisiche, sensoriali e radiologiche su materie prime, semilavorati, prodotti finiti nonché su superfici di lavoro, attrezzature, aria compressa, ecc.

Il laboratorio di analisi ideale cui affidarsi dovrebbe idealmente soddisfare i seguenti requisiti:

  • essere accreditato in accordo allo standard UNI CEI EN ISO/IEC 17025 per le prove di interesse per l’azienda (matrice e metodo),
  • avere tempi di risposta coerenti con le necessità aziendali,
  • avere servizi di supporto adeguati (es. assistenza sull’interpretazione dei rapporti di prova, prelievi effettuati da tecnici specializzati, …),
  • avere prezzi di acquisto equilibrati.

Dal punto di vista pratico, un possibile primo passo per scegliere il laboratorio è andare sul sito di Accredia  (l’Ente Italiano di Accreditamento, unico organismo nazionale autorizzato dallo Stato a svolgere attività di accreditamento) ed interrogare la banca dati relativa ai laboratori di prova.
Si presenta una maschera di interrogazione che permette di ricercare i laboratori in base a vari parametri: materiale/prodotto/matrice sottoposti a prova, norma/metodo di prova, criteri geografici, ecc.

Una volta individuato dal punto di vista delle capacità tecniche teoriche i/il laboratori/o di interesse, si procederà a prendere contatto per richiedere un incontro.

Per permettere al laboratorio una chiara (per l’azienda) predisposizione dell’offerta occorre trasmettere tutte le possibili informazioni e necessità.

Iniziamo con una prima distinzione: l’azienda ha la competenza e i materiali di prelievo necessari per la corretta costituzione del campione (ovvero senza alterarne i parametri da determinare) o sono necessarie conoscenze tecniche/materiali che richiedono l’intervento di un tecnico specializzato del laboratorio?

Se l’azienda ha la competenza ed la strumentazione ed i materiali necessari alla costituzione del campione, occorrerà solo capire quali sono i costi di spedizione via corriere, tassativamente con arrivo in laboratorio entro la mattina successiva: se già inclusi nel listino o con un costo aggiuntivo per ogni spedizione.

Se per costituire i campioni destinati alle analisi sono previste competenze (es. prelievo in sterilità) e/o tecniche e materiali   (es. barattoli sterili con tiosolfato per l’acqua potabile, sacchetti sterili presto/chiudi, ecc) non in possesso dell’azienda, sarà necessario il supporto del tecnico del laboratorio. Occorrerà pertanto farsi quotare questa attività, prevedere un costo di prelievo per attività pianificate e, se diverso, un costo di prelievo per attività estemporanee su chiamata, eventualmente urgenti (in questo caso è necessario conoscere i tempi di intervento del laboratorio da quando si chiede l’intervento). A tutto questo è eventualmente da aggiungere quanto dovuto per far arrivare il campione in laboratorio se il tecnico, una volta effettuato il prelievo, non consegnerà direttamente in laboratorio ma spedirà via corriere.

La spedizione di campioni deperibili necessita di una temperatura di trasporto refrigerata. È opportuno chiedere consiglio al laboratorio su quali siano le migliori modalità da adottare (es. ghiaccio secco, siberini, ecc.), in relazione sia al campione che alla stagione climatica, nel caso in cui la predisposizione e la spedizione del campione siano fatte dall’azienda alimentare direttamente. Nel caso in cui queste fasi siano in capo al laboratorio verificare quali garanzie di mantenimento della catena del freddo e di gestione della catena di custodia vengono poste in atto.

Altro aspetto molto importante da considerare nello scegliere il laboratorio è la sua capacità di assistere l’azienda con personale competente in grado di fornire supporto nella gestione e nell’interpretazione dei risultati analitici.

Le modalità di invio dei rapporti di prova possono agevolare il lavoro in azienda. Si ritiene da preferire una gestione completamente informatizzata.

Al ricevimento dell’offerta controllare accuratamente che siano state inserite tutte le attività richieste con le relative quotazioni ed esaminare con attenzione:

  • quali sono i tempi di risposta dichiarati, verificando che siano coerenti con le necessità aziendali,
  • che sia chiaramente indicato che i campioni verranno posti in analisi all’arrivo in laboratorio, rispettando così un tempo di 24 ore fra il momento della costituzione del campione e l’inizio delle analisi,
  • che i metodi analitici siano possibilmente tutti accreditati,
  • che le prestazioni dei metodi siano adeguate, ad esempio per quanto riguarda il limite di quantificazione [es. limite di rilevabilità (LOD) e limite di quantificazione (LOQ) inferiori al limite massimo di residuo (MRL)].

Valutare, se ritenuto opportuno, di richiedere l’inserimento nell’offerta di una penale in forma di sconto per ritardi “recidivi” nella consegna dei rapporti di prova rispetto a quanto dichiarato da parte del laboratorio e controfirmata dalle parti.

Una volta confermati i requisiti contrattuali sarebbe auspicabile, prima di controfirmare il contratto, visitare il laboratorio prescelto (o farlo visitare da un consulente di fiducia) per verificare di persona la sussistenza dei necessari requisiti strutturali e tecnico/prestazionali.

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